Compliance: Ihre Möglichkeit zur Beschwerde

Als feministische Organisation wissen wir, wie wichtig ein struktureller Rahmen und Prozesse sind, damit Gewalt und Machtmissbrauch verhindert werden und Rechte wahrgenommen werden können. Deshalb braucht es organisationale Richtlinien und Beschwerdewege, die aufzeigen, wie im Falle von Verstößen vorgegangen werden kann, und gleichzeitig die Beschwerdesteller:innen schützen.

Als international tätige feministische Frauenrechtsorganisation aus dem Globalen Norden, die mit Partnerorganisationen in Konfliktregionen zusammenarbeitet und sie als Geberorganisation fördert, setzen wir uns kritisch mit dem dadurch bestehenden Machtgefälle auseinander. Dieses Machtgefälle legt uns eine besondere Verantwortung auf und bedeutet, dass wir vor allem in der Zusammenarbeit mit unseren Partnerorganisationen und in der Begegnung mit der Zielgruppe im Globalen Süden Macht kritisch reflektieren und alle Formen von Machtmissbrauch, Gewalt und Ausbeutung rigoros ablehnen.

Gleichzeitig sind wir den Frauen und Mädchen, für die wir arbeiten, unseren Spender:innen, Geldgeber:innen, Kooperationspartner:innen und der Öffentlichkeit gegenüber verpflichtet, Finanzmittel im Sinne des Vereinszwecks effizient einzusetzen und Korruption, Veruntreuung oder Betrug entgegenzuwirken. Außerdem erfüllen wir damit unsere Vorgaben zur Transparenz innerhalb der Initiative Transparente Zivilgesellschaft und dem VENRO-Verhaltenskodex sowie die gesetzlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).

Wir halten einen Beschwerdemechanismus und entsprechende organisationale Richtlinien vor: u.a. eine Safeguarding-Richtlinie, eine Anti-Korruptionspolicy, eine Sicherheitspolicy, eine Social-Media Policy und eine Beschwerdepolicy. Wir verpflichten uns dazu, die nötigen Ressourcen bereitzuhalten (Zeit, Finanzen, Know-How, technische Mittel), um sicher zu stellen, dass jederzeit Beschwerden eingereicht und bearbeitet werden können.

Auf unserer Website können Sie eine Beschwerde über ein verschlüsseltes Formular einreichen. Diese wird dann nach einem standardisierten Verfahren intern oder mit Unterstützung externer Fachleute (Jurist:innen, Auditfirmen, Konfliktmediator:innen, Kinderschutz-Expert:innen) bearbeitet. Für Mitarbeiter:innen stehen außerdem interne Beschwerdewege zur Verfügung.

Sicherheit und Schutz für Betroffene und Zeug:innen haben bei uns eine hohe Priorität. Im Falle von Schutzverletzungen oder Gewalt im Rahmen unserer Kooperationen werden wir alles unternehmen, um zum Schutz gefährdeter Personen beizutragen.

Wir sind der Europäischen Datenschutzverordnung (DGSVO) und gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG §11) verpflichtet. Im gesamten Verfahren haben nur mit der Bearbeitung des Falls involvierte Personen Kenntnis über die Identität der Beschwerdesteller:in, Zeug:in oder Beschuldigten. Nach Ende der Untersuchung und unabhängig von ihrem Ausgang werden Unterlagen gemäß des HinSchG datenschutzkonform aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Dies sicherzustellen ist Teil unserer gesetzlichen Verpflichtung aufgrund des Hinweisgeberschutzgesetzes. Es ist uns wichtig, dass sich alle unsere Mitarbeiter:innen, Partner:innen und andere Personen, mit denen wir arbeiten, ohne Angst vor Konsequenzen über Erlebtes oder Beobachtetes beschweren oder Bedenken äußern können. Der gesamte Prozess, die Identität der Zeug:innen, der betroffenen oder beschuldigten Personen sowie ihre Daten unterliegen der Verschwiegenheit, dem Schutz der Persönlichkeitsrechte und geltenden Datenschutzrichtlinien.

Die Beschwerde geht über das Beschwerdeformular verschlüsselt an eine externe Ombudsfrau zur Vorprüfung und wird von ihr dann entweder an die Compliance-Verantwortlichen innerhalb von medica mondiale oder an das Präsidium weitergeleitet. Jede Beschwerde wird anhand eines standardisierten Vorgehens bearbeitet. Je nach Beschwerdefall wird ein auf die Bearbeitung des spezifischen Falls zugeschnittenes Fallmanagement-Team zusammengestellt. Das Team besteht aus Personen, die sich jeweils mit dem Anliegen der Beschwerde, dem Kontext oder dem Sachverhalt auskennen, jedoch nicht selbst involviert oder befangen sind.

Falls sich eine Beschwerde gegen den Vorstand richtet, übernimmt das Präsidium als gewählte Vertretung des Vereins – bei Bedarf mit Unterstützung externer Compliance-Manager:innen oder Rechtsberatung – die Fallbearbeitung. Auch eine anonymisierte Beschwerde einzureichen ist möglich.

Jeder Beschwerdesteller:in steht frei, sich nach Abschluss des Beschwerdeverfahrens erneut an die Ombudsfrau zu wenden und beim Präsidium Revision des Falles zu beantragen.

Das Beschwerdeformular richtet sich an alle Personen, die bei oder mit medica mondiale oder ihren Partnerorganisationen zusammenarbeiten, die mit medica mondiale assoziiert werden oder die Begünstigte der Projekte und Programme sind, sowie Externe, die von einem Verstoß der Organisation gegen Gesetze Kenntnis erhalten haben. Beschwerdesteller:innen können selbst betroffen, Vertrauensperson einer betroffenen Person sein oder eine Beschwerde als Zeug:in einreichen.

Eine Beschwerde ist eine offizielle Anzeige eines potentiellen Fehlverhaltens oder unrechtmäßigen Vorfalls im Kontext der Arbeit von medica mondiale. Beschwerden können für Sachverhalte eingereicht werden, die in Geberrichtlinien und in Policies, denen sich medica mondiale verschrieben hat, festgehalten sind, sowie bei Verstößen gegen Gesetze und Rechtsvorschriften. Insbesondere Vorfälle im Zusammenhang mit dem Schutz und der Sicherheit von Überlebenden sexualisierter und geschlechtsspezifischer Gewalt und Kindesschutz werden bei medica mondiale mit höchster Priorität verfolgt.